參加展會(huì)時(shí)必備的展臺(tái)準(zhǔn)備工作

展臺(tái)人員訓(xùn)練

　　為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺(tái)人員之后，必須對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)。不論是臨時(shí)雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級(jí)人員都應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使展臺(tái)人員了解展出目的，掌握展臺(tái)工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。

　　展臺(tái)人員培訓(xùn)工作應(yīng)當(dāng)列入展出工作計(jì)劃，成為一項(xiàng)正常工作。如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn)，至少要在開幕前進(jìn)行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)工作可以在選定展臺(tái)人員后即著手進(jìn)行。比較正規(guī)的培訓(xùn)形式包括籌備會(huì)或培訓(xùn)班，時(shí)間可以是半天至兩天，但地點(diǎn)要專門安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓(xùn)方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視，培訓(xùn)效果也就越好。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對(duì)提高訓(xùn)練效果有利。

　　培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會(huì)、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn)，有專門的展臺(tái)工作培訓(xùn)教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分，安排如下：

　　情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺(tái)人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。首先相互自我介紹，培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。展出介紹，包括展覽會(huì)和展臺(tái)情況。展覽會(huì)情況，包括名稱、地點(diǎn)、展出日期、開館時(shí)間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺(tái)情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺(tái)位置、展臺(tái)序號(hào)、展臺(tái)布局、展出工作的整體安排等。展出活動(dòng)介紹，包括記者招待會(huì)、開幕儀式、館日活動(dòng)、貴賓接待活動(dòng)等，并對(duì)展臺(tái)人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹，要詳細(xì)介紹每一項(xiàng)展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點(diǎn)習(xí)慣和銷售價(jià)格等。

　　工作安排：向展臺(tái)人員布置展臺(tái)工作，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使展臺(tái)上的每一個(gè)人知道、理解展出目的;布置展臺(tái)工作，包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工，提出要求;管理安排，包括工作時(shí)間、輪班安排、每日展臺(tái)會(huì)議、記錄管理等;行政安排，包括展臺(tái)人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展臺(tái)工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展，包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。

　　技術(shù)訓(xùn)練：主要訓(xùn)練展臺(tái)的接待和推銷技巧。展臺(tái)工作與其他環(huán)境下的工作有所不同，即使是有經(jīng)驗(yàn)的推銷人員也應(yīng)接受展臺(tái)技巧培訓(xùn)。可以使用模擬方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。另外，如果可能，要培養(yǎng)展臺(tái)人員認(rèn)真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。

　　市場調(diào)研

　　在選擇展覽會(huì)和選擇展出產(chǎn)品之前，展出者已做了市場調(diào)。調(diào)研圍繞所展示的產(chǎn)品和圍繞成交開展，調(diào)研內(nèi)容包括市場、運(yùn)輸、包裝、保險(xiǎn)、稅則、匯率、折扣等。每個(gè)市場都有其特點(diǎn)，透徹地了解和充分準(zhǔn)備有助于展出成功，有助于成交。

　　需要了解的市場情況包括：市場規(guī)模、消費(fèi)量、進(jìn)口量、消費(fèi)值、進(jìn)口值、產(chǎn)品來源、消費(fèi)增長率、消費(fèi)地理分布、有關(guān)法則、市場潛力和發(fā)展趨勢、市場障礙等。如果市場對(duì)某產(chǎn)品有貿(mào)易的和非貿(mào)易的壁壘，再展出這類產(chǎn)品就要慎重考慮，除非有長遠(yuǎn)打算，否則展出就沒有太大意義了。另外要了解關(guān)稅、稅率、配額、貨幣管制、其他限制以及市場劃分等狀況。

　　還要了解產(chǎn)品情況，產(chǎn)品必須符合市場要求。為此，必須了解產(chǎn)品的質(zhì)量、顏色、風(fēng)格、尺寸、外觀、設(shè)計(jì)、性能、技術(shù)規(guī)格、貿(mào)易標(biāo)準(zhǔn)，以及運(yùn)輸包裝、消費(fèi)包裝、保護(hù)要求、說明要求等。如果按市場要求專門為展出更改產(chǎn)品、包裝困難，展出者也應(yīng)該知道市場要求，并能向客戶解釋說明，只要有訂貨，可以按市場要求和客戶要求提供產(chǎn)品。

　　展出者必須了解競爭情況，以便知道與誰競爭，作好價(jià)格等各方面的準(zhǔn)備，需要了解的競爭情況還包括其他供應(yīng)商，包括外國和當(dāng)?shù)毓?yīng)商的名稱、供應(yīng)量、市場占有率、優(yōu)勢及弱勢、商標(biāo)及專利問題、市場主導(dǎo)產(chǎn)品的特性、市場主導(dǎo)公司成功的原因、各供應(yīng)商市場增減情況、市場價(jià)格等。

　　了解銷售渠道也是市場調(diào)研的一個(gè)重要內(nèi)容。首先要了解銷售整體情況，包括銷售體系、正常的銷售渠道和環(huán)節(jié)、不同渠道的相對(duì)重要性及優(yōu)劣勢、各環(huán)節(jié)各渠道的定貨數(shù)量、交貨期要求、銷售條件、價(jià)格中加價(jià)幅度、售后服務(wù)要求等。其次是確定目標(biāo)商人，即確定可能的主要買主：是進(jìn)出口商、制造商、批發(fā)商經(jīng)銷商或是零售商。

　　展出者還必須了解運(yùn)輸條件，包括當(dāng)?shù)厥袌龅倪\(yùn)輸業(yè)狀況、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸價(jià)格，以便計(jì)算、決定產(chǎn)品報(bào)價(jià)中的運(yùn)輸成本、運(yùn)輸時(shí)間及成交合同中的運(yùn)輸條款。

　　調(diào)研的具體內(nèi)容可以根據(jù)展出和成交需要定。如果展出者有條件，可以自己做調(diào)研，如果沒有條件，可以委托展出地的咨詢公司、市場調(diào)研公司。

　　成交準(zhǔn)備

　　成交準(zhǔn)備主要有三方面：產(chǎn)品、條款、資料。根據(jù)展出者的生產(chǎn)能力和財(cái)政實(shí)力并估計(jì)客戶可能的要求，決定產(chǎn)品的可供品種、數(shù)量、規(guī)格、性能以及可以做出的改進(jìn)和交貨時(shí)間等，也就是準(zhǔn)備貨源和貨單。根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果決定條款，包裝條款、交貨條款、運(yùn)輸條款、付款條款等，作為洽談、簽約的基本條件。根據(jù)談判和簽約需要，準(zhǔn)備樣品、編印公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價(jià)格表、合同等。樣品要與實(shí)際供貨的產(chǎn)品一致，好于或差于實(shí)際產(chǎn)品都會(huì)有麻煩。公司介紹內(nèi)容包括公司名稱、公司地址、資金、年?duì)I業(yè)額、營業(yè)范圍、職工人數(shù)等，公司介紹的目的是讓客戶了解展出者。產(chǎn)品目錄是各種產(chǎn)品的綜合介紹。產(chǎn)品介紹一種或一個(gè)系列的產(chǎn)品介紹，內(nèi)容可以詳細(xì)一些，包括各種技術(shù)規(guī)格等。展臺(tái)資料質(zhì)量要好，數(shù)量要充分。要使用當(dāng)?shù)匚淖?、貨幣單位和?jì)量單位，讓客戶了解自己與自己了解客戶同樣重要。

　　產(chǎn)品知識(shí)

　　所有展臺(tái)人員都必須熟悉產(chǎn)品知識(shí)，包括規(guī)格、功能、特點(diǎn)、作用、使用方法等。美國貿(mào)易展覽局曾做過一項(xiàng)調(diào)查，其中一條是參觀者認(rèn)為展臺(tái)人員應(yīng)具備的知識(shí)，調(diào)查結(jié)果顯示94%以上的參觀者認(rèn)為產(chǎn)品知識(shí)是展臺(tái)人員應(yīng)具備的最重要的知識(shí)。

　　展臺(tái)人員掌握產(chǎn)品知識(shí)是為了促進(jìn)銷售。展臺(tái)人員如果對(duì)產(chǎn)品不熟悉，不僅不能全面介紹產(chǎn)品，還可能會(huì)給參觀者留下展出公司檔次不高的感覺。因此要在展出之前充分掌握產(chǎn)品知識(shí)。如果可能還應(yīng)掌握操作示范技巧。如果產(chǎn)品復(fù)雜，展臺(tái)人員就必須熟悉說明資料，在需要時(shí)，能迅速查找答案。總之，展臺(tái)人員應(yīng)當(dāng)可以直接地或間接地回答客戶的所有問題。